مكتب القبول والتسجيل

مكتب القبول والتسجيل:

هو المكتب الذي يتم من خلاله تسجيل الطلاب الراغبين في الالتحاق بالمرحلة الثانوية بنظام المقررات وتزويدهم بشروط القبول والتسجيل، ومن ثم تثبيت قبولهم في المدر سة، ومكتب القبول هو الباب الأول الذي يدخله الطالب في المدرسة وهو الباب الأخير الذي يخرج منه حيث يزود الطالب بالشهادة والسجل الأكاديمي عند التخرج أو الانتقال . ويتشكل هذا المكتب من وكيل المدرسة للتسجيل رئيساً والمشرف على الإر شادالأكاديمي نائباً، وعضوية ثلاثة من الهيئة الإدارية أو التعليمية في المدرسة. هو الرئة التي يتنفس منها النظام

مجلس إدارة المدرسة :

يقوم مجلس إدارة المدرسة الثانوية بنظام المقررات – إضافة إلى مهامه المدرسية الاعتيادية  بالمهام التالية:  تهيئة البيئة والظروف المناسبة التي تساعد على تحقيق ونجاح تطبيق نظام المقررات. تيسير الإمكانات والوسائل المعينة في تطبيق نظام المقررات داخل المدرسة ، والاستفادة من الكفاءات المتوفرة من المعلمين والإداريين واستثمارها. تقديم التوصيات والاقتراحات والمبادرات الهادفة إلى تطوير العمل بنظام المقررات. تهيئة الظروف لعمل مكتب التسجيل ومساعدته على تجاوز العقبات وحل المشكلات التي قد تعترضه. متابعة تطبيق الخطة الدراسية والجداول الدراسية. المساهمة في تقويم أعمال مكتب القبول والتسجيل وتفعيل برنامج الإرشاد الأكاديمي. مناقشة المستوى التحصيلي للطلاب من خلال نتائج الاختبارات وبحث الحالات التي تستدعي الدراسة ومعرفة أسبابها وطرق علاجها. إقرار الخطة الفصلية لأنشطة الطلاب خلال أوقات الفراغ. متابعة توزيع الإشراف على الأنشطة الطلابية ضمن عبء المعلمين وفق الإمكانات المتاحة. مراجعة الصيغة النهائية للجدول المدرسي وإقراره. الإشراف على العمليات التعليمية داخل المدرسة وتقويم مخرجاتها التعليمية. دراسة المشكلات الأكاديمية والتربوية والسلوكية التي تعرض عليه والبت فيها ، واتخاذ الإجراءات النظامية حيالها، واتخاذ قرارات الحرمان لمن تجاوزوا النسب المحددة للغياب. إقرار واعتماد أعداد وأسماء خريجي التعليم الثانوي وفق نظام المقررات ومتابع إصدار الشهادات والسجلات الأكاديمية ورفع النتائج  للجهات المختصة.

أهم مهام مكتب القبول والتسجيل:

• تنظيم و تنفيذ عملية قبول الطلاب المستجدين والمنقولين. • فتح سجلات للطلاب المقبولين لحفظ كافة الوثائق. • إصدار أرقام وبطاقات للطلاب المسجلين. • متابعة تنفيذ إجراءات تسجيل الطلاب وفق المسارات والتخصصات. • تنظيم عملية الحذف والإضافة وتوثيقها. • إعداد الجداول الدراسية و ضبط توزيع القاعات الدراسية. • استلام نتائج الاختبارات النهائية وتدقيقها ورصدها آلياً ويدوياً. • إعلان نتائج الاختبارات واحتساب المعدلات الفصلية والتراكمية. • إعداد كافة الإحصاءات المطلوبة والتقارير. • متابعة تطبيق و إعداد الخطط الدراسية لكافة الطلاب وفق تخصصاتهم . • متابعة تطبيق النظام وتعليمات الإرشاد الأكاديمي. • إعداد قوائم بالطلبة الخريجين والمتفوقين والمحرومين والمفصولين…الخ. • تزويد الطلاب بكشوف الدرجات والشهادات والسجلات والوثائق اللازمة.

ويمكن تقسيم أعمال مكتب التسجيل إلى الآتي:

أعمال قبل بداية العام الدراسي::

1 . يعمل على توعية الطلاب و أولياء أمورهم بالخطط والبرامج الإدارية أو الدراسية المتصلة بخطةالتعليم الثانوي وفق نظام المقررات. 2 . استقبال ملفات الطلاب الجدد ، و إكمال إجراءات قبولهم ، و إعداد السجلات المخصصة لذلك ،و إعطاء كل طالب رقماً خاصاً به. 3 . توزيع الطلاب الجدد على مر شدين أكاديميين يعملون على مساعدتهم في التسجيل ، والإشراف على إعداد الخطة الدراسية لكل طالب ، ومتابعةسيرهم. 4 . تحديد مواعيد الإر شاد العام للمستجدين ويكون ذلك قبل أسبوع التسجيل (برامج التهيئة)، ويتم في هذه اللقاءات تعريف الطلاب الجدد بالنظام ومساعدتهم في فهم تطبيقاته وو ضع الجداولالدراسية. 5 . إعداد الجدول الدراسي العام وفقاً لإمكانات المدرسة وعدد طلابها ومعلميها قبل بداية كل فصل دراسي. 6 . تجهيز الأوراق والسجلات اللازمة لعملية التسجيل، و إعداد التنظيمات والتعليمات الضرورية للطلاب، وتوزيع العمل بين القائمين على عملية التسجيل. 7 . عمل المعادلات للطلاب المنقولين من المدارس الثانوية بالنظام القائم و إليها وفق ضوابط ولائحة المعادلات.

مع بداية الفصل الدراسي وخلاله: :

1 . الإ شراف على عملية التسجيل ، ومتابعة تسجيل الطلاب ، وحل المشكلات التي قد تحدث للطلاب من جراء إغلاق الشعب وخلافه، وفتح شعب جديدة ما أمكن ذلك. 2 . إعداد القوائم النهائية للطلاب المسجلين في كل مقرر وتسليمها للمعلمين. 3 . إعداد جداول المعلمين النهائية. . 4 الإشراف على عمليات حذف المقررات الدراسية ، و إ ضافتها وفق الضوابط المحددة. 5 . تحديد المجموعات الدراسية التي يقل عدد أفرادها عن ( 15 طالباً )وعر ضها على مجلس إدارة المدرسة لاتخاذ القرار المناسب بشأنها. 6 . إعداد قوائم بأسماء الطلاب الذين لديهم أوقات فراغ ؛ لتقوم المدرسة بالتخطيط لبرنامج النشاط واستثمار أوقات فراغهم من خلال مرافق المدرسة ) كمصادر التعلم ، والملاعب ، وقاعات التدريب والتعلم.... . 7 . متابعة غياب الطلاب و إعداد البيانات اللازمة لذلك وفق التنظيم الآتي: • إشعار ولي الأمر حال غياب الطالب (5) حصص في أي من المقررات المسجلة في الفصل الدراسي. • إنذار الطالب حال تجاوزه (5) حصص في المقرر الواحد دون عذر ، ويحال إلى مكتب التوجيه والإرشاد للمتابعة واتخاذ الإجراءات اللازمة. • إنذار الطالب حال تجاوزه (10) حصص في المقرر الواحد دون عذر و أخذ تعهد خطي و إشعار ولي أمره بذلك . • حصر الطلاب الذين تجاوزوا النسبة المحددة للحرمان ، ورفع أسمائهم لمجلس إدارة المدرسة لاتخاذ اللازم ، و إشعار أولياء الأمور والمعلمين بقرارات الحرمان المتخذة . 8 . وضع جداول اختبارات منتصف الفصل وتنظيمها وتجهيز ا لأماكن المطلوبة و إعدادها بما يلزم. 9 . تجهيز السجلات الدراسية وكتابة البيانات الضرورية فيها عن الطالب، وتفريغ بطاقات التسجيل فيها، و إعدادها لرصد النتائج . وكذلك تفريغ بطاقات التسجيل في إشعارات النتائج الفصلية.

قبل نهاية الفصل الدراسي وبعده:

1-ا لاعداد والتنظيم لجداول الاختبارات النهائية، وتجهيز القاعات اللازمة ،وتنظيم عمليات الملاحظة والاشراف. 2- تشكيل لجان العمل للاختبارات النهائية ومتابعةسير العمل بها 3 . المتابعة والإشراف المباشر على إدخال بيانات النتائج ، وتدقيقها ومراجعتها ، وتفريغ النتائج وطباعتها في النماذج المعتمدة حاسوبياً. 4- حفظ وتوثيق أوراق الإجابة ودفاتر الأعمال الفصلية والنتائج العامة والسجلات، وتوثيقها بنسخ حاسوبية و أخرى مطبوعة. 5- تجهيز النتائج والإشعارات الفصلية للطلاب واعتمادها من إدارة المدرسة ثم حفظ النتائج في نسخ ورقية و إلكترونية تحتفظ بها المدرسة وترسل نسخاً منها إلى قسم الاختبارات بإدارة التربية والتعليم بعد أعمال المراجعة والتدقيق لكل فصل دراسي. 6- إعداد الوثائق والسجلات الأكاديمية للخريجين واستكمال بياناتها وتوقيعها من إدارة المدرسة واعتمادها من مدير إدارة التربية والتعليم وفق النماذج الرسمية المعدة لهذا الغرض. 7- توثيق نتائج الخريجين وسجلاتهم الأكاديمية وحفظ نسخها الورقية والإلكترونية بالمدرسة و إرسال نسخ منها لقسم الاختبارات ب إدارة التربية والتعليم لحفظها.

علاقات مكتب القبول والتسجيل بـ:

1 – المرشد الطلابي أ ) تحويل الطلاب المتعثرين دراسيا ب ) تزويد المرشد الطلابي بأسماء الطلاب المنذرين بسبب الغياب للتواصل مع اولياء الامور ودراسة اوضاعهم 2 – وكيل شؤون الطلاب أ ) اعطاء وكيل شؤون الطلاب قائمة بأسماء المرشدين الاكاديميين للتواصل معهم عند الحاجة ب ) ابلاغ مكتب القبول والتسجيل بأعذار الطلاب الغائبين ج ) تزويد وكيل شؤون الطلاب بحصص الفراغ لكل طالب لمتابعتهم 3- الاداره المدرسية أ ) تشكل لجنة مشتركة للقبول ب ) عمل معادلات للطلاب المنقولين او المحولين للنظام ج ) اعداد الجداول الدراسية